Vrijwilligersbeleid

Het Nationaal Epilepsie Fonds (NEF) is sterk afhankelijk van de inzet van vrijwilligers. Vrijwilligers zijn naast donateurs de belangrijkste pijlers van de organisatie. Er is de organisatie dan ook alles aan gelegen om op gemotiveerde en gekwalificeerde vrijwilligers te kunnen steunen. Om dat doel te bereiken doet het NEF investeringen in het vrijwilligersbeleid. Hierbij spelen de collectecoördinator en de coördinator vakantiereizen een belangrijke sturende en vormgevende rol.

In het vrijwilligersbeleid staan enkele uitgangspunten centraal:

• Vrijwilligers vormen samen met de professionele medewerkers, een belangrijke factor bij de uitvoering van het beleid.
• Vrijwilligerswerk is niet vrijblijvend; de organisatie moet kunnen rekenen op vrijwilligers die een functie hebben geaccepteerd en afspraken worden voor een aantal vrijwillige functies vastgelegd in een vrijwilligersovereenkomst.
• Vrijwilligers hebben naast de aangegane verplichtingen (afspraken) ook rechten, zowel materieel (onkostenvergoedingen, verzekeringen) als immaterieel (inspraak).

Vanuit deze uitgangspunten heeft het NEF het vrijwilligersbeleid gestalte gegeven. De aanpak van het vrijwilligersbeleid is goed samen te vatten in de bekende vijf B's:

Binnenhalen_Begeleiden_Belonen_Behouden_Beëindigen

Binnenhalen
Bij het werven van nieuwe vrijwilligers spelen vraag en aanbod een belangrijke rol. Bij het werven dienen deze op elkaar te worden afgestemd. Indien dat niet goed gebeurt is de kans op teleurstellingen groot en zal de vrijwilliger na korte tijd stoppen. Concrete informatie over de vacature is dus essentieel.

Het werven gebeurt als volgt:

• Directe werving door middel van persoonlijk contact, voor het NEF de meest succesvolle manier van werven. 
• Indirecte werving via advertenties, publicaties en telemarketing.
• Zelfwerving van personen, die zich voor een functie beschikbaar stellen.

Begeleiden
Om nieuwe vrijwilligers zich snel thuis te laten voelen, nemen de coördinatoren en ervaren leidinggevenden de taak van mentor op zich. Doel van het mentorschap is het introduceren en begeleiden van nieuwe vrijwilligers in de organisatie. De mentor is voor een nieuwe vrijwilliger een belangrijke steun bij het vinden van de weg in de organisatie. De mentor speelt daarbij een coachende, informatieve en deskundigheidsrol.

Belonen
Belonen is meer dan het bekende schouderklopje en kan verschillende vormen hebben, in principe krijgt een vrijwilliger geen betaling voor zijn inspanningen. Vrijwilligers krijgen een vergoeding voor de werkelijk gemaakte kosten. Belonen/waarderen is veel meer op een persoonlijke manier duidelijk maken dat de inzet van de vrijwilliger wordt gewaardeerd en dat niet (alleen) met geld. De wijze van waarderen heeft vooral ook te maken met de motieven waarom iemand vrijwilliger wordt.

Behouden 
Het is van belang dat een vrijwilliger het werk nuttig en leuk vindt en ook blijft vinden. Het NEF probeert goed op de hoogte te blijven van wat er speelt en leeft onder haar vrijwilligers. De taak die een vrijwilliger vervult moet een zo hoog mogelijk rendement geven. Hulp, steun en begeleiding zijn daarbij essentieel. Ook waardering en een goede informatievoorziening zijn daarbij belangrijke aandachtspunten. Dit betekent goed op de hoogte blijven met het wel, maar ook met het wee van de vrijwilliger. Behoud van de vrijwilliger zal daar voor een groot deel vanaf hangen. Ter ondersteuning is de klachtenprocedure beschikbaar, waarin de vrijwilliger zijn klacht kwijt kan als het onderling niet kan worden opgelost.

Beëindigen
Als iemand wil stoppen is het de kunst om goed uit elkaar te gaan en te weten waarom iemand stopt. Een 'bedankgesprek' met de stoppende vrijwilliger is dan de standaard aanpak waarbij de gespreksinformatie wordt vastgelegd. Een veel genoemde vertrekreden kan aanleiding en een kans zijn om binnen het NEF iets zodanig te veranderen dat een klacht vervalt of een werkwijze wordt aangepast, zodat onvrede in de toekomst kan worden voorkomen.

Motto: 'Vrijwilligers zijn de belangrijkste levensader van het NEF'

Het NEF heeft de volgende vrijwilligers:
Ambassadeurs 2
Vakantiebegeleiders 175 
Regio- en stadscoördinatoren collecte 50
Collecteleiders en wijkhoofden 2.500
Collectanten 35.000
Kantoormedewerkers 2